問い合わせから予約確定まで

ひと目でわかる要点

• 下書きは4つのロール。値付け、すべての送信の承認、すべての予約の確定は、あなたが行います。
• 引き継ぎのたびにメモが付くので、誰も一からやり直しません。
• 苦情、古い料金表、「いいえ」、二重予約、状況が不明なときに止まります。

線をどこに引くか

手順

1. 返信デスク

   問い合わせを仕分け、足りない情報を1つだけ尋ねる返信を、その日のうちに下書きします。お客様のAIには、AIエージェント窓口のルールで対応します。

   仕分けは高速・低コストのモデルで、下書きは普段使いのアシスタントか、メッセージツールのAIを提案モードで。

   AI

2. あなた

   返信を承認して送ります。

   あなたのOK

3. 範囲・見積もり係

   現行の料金表で見積もりを下書きし、各行の前提と、合計を変える質問を添えます。

   下書きは普段使いのアシスタントで。大きな仕事や珍しい仕事では、別の会社の高度な推論モデルが先に前提と計算を確かめます。ただし、そのチェックはあなたの承認の代わりになりません。

   AI

4. あなた

   料金表にないものに値段をつけます。

   あなた

5. あなた

   金額、宛先、版まで確かめて、その見積もりを承認し、送ります。

   あなたのOK

6. フォローアップデスク

   あなたの予定に沿ってフォローアップを下書きします。どんな返信でも、「いいえ」でも、予約でも止まり、やり取りをあなたに回します。

   高速なモデルか、CRMのAIを確認モードで。返信が届いたら、ツールがフォローアップを止めることが条件です。

   AI

7. あなた

   フォローアップを1通ずつ、または予定全体をひとまとめにして承認し、お客様からの返信には自分で返事をします。

   あなたのOK

8. 予約アシスタント

   お客様が「はい」と言ったら、空き状況から空き時間を提案し、訪問に必要な情報を集め、確定のメッセージを下書きします。

   普段使いのアシスタントか、予約ツールのAIを提案モードで。見られるのは空き状況だけにします。

   AI

9. あなた

   予約を確定します。枠がまだ空いているかを確かめ、カレンダーに入れ、確定のメッセージを承認します。

   あなた

向いているモデル

手順に合わせてモデルを選んでください。仕分けには高速なモデル、下書きには普段使いのアシスタントか各ツールに組み込まれたAI、大きな見積もりをあなたが見る前の確認には高度な推論モデルです。送信、価格、予約は、すべてあなたの手元に残ります。

ルールを守らせる設定

• この流れが関わるすべてのツールで、送信前の承認をオンにしてください：メール、メッセージ、見積もりツール、カレンダー。
• 現行の料金表ファイル1つを読み取り専用で渡し、カレンダーは空き状況だけを見られる権限にしてください。
• この流れのすべてのエージェントに、注文、請求書、支払いリンク、自動予約をさせない設定にしてください。
• 返信が届いたらフォローアップが止まること、流れを止めたら予約済みの送信も取り消されることを確かめてください。
• 流れ全体で記録を1つにまとめ、要約を読む前に記録を開けるようにしてください。
• 使っているツールでこのどれかができない場合は、その部分の仕事を人に任せてください。

信頼する前に、チェックを1つ

自分がお客様になって、テスト用の仕事を始めから終わりまで通してみてください：見積もりを頼み、2通目のフォローアップに「はい」と返信し、時間を選びます。すべての確認ポイントで止まり、あなたが返信した時点でフォローアップが終わり、あなたが確定するまでカレンダーに何も入らなければ合格です。