Từ yêu cầu đến việc đã lên lịch

Xem nhanh

• Bốn vai trò soạn nháp; bạn định giá, duyệt mọi lần gửi và xác nhận mọi lịch hẹn.
• Mỗi lần bàn giao đều kèm một ghi chú, nên không ai phải bắt đầu lại.
• Dừng lại khi có khiếu nại, bảng giá đã cũ, khách từ chối, trùng lịch, hoặc trạng thái không rõ.

Ranh giới nằm ở đâu

Các bước

1. Lễ tân Phản hồi

   Phân loại yêu cầu và soạn câu trả lời ngay trong ngày, hỏi thêm chi tiết còn thiếu. AI của khách được xử lý theo quy tắc của Tác nhân Gác cửa.

   Phân loại bằng một mô hình nhanh, chi phí thấp; soạn nháp bằng một trợ lý dùng hằng ngày hoặc tác nhân trong công cụ nhắn tin của bạn ở chế độ gợi ý.

   AI

2. Bạn

   Duyệt và gửi câu trả lời.

   Cần bạn đồng ý

3. Phạm vi và Báo giá

   Soạn báo giá từ bảng giá hiện hành, kèm giả định cho từng dòng và những câu hỏi làm thay đổi tổng tiền.

   Một trợ lý dùng hằng ngày soạn nháp. Với việc lớn hoặc bất thường, một mô hình suy luận sâu của một công ty khác kiểm tra trước các giả định và phép tính; nó kiểm tra xong không có nghĩa là bạn đã duyệt.

   AI

4. Bạn

   Tự định giá những gì không có trong bảng giá.

   Bạn

5. Bạn

   Duyệt và gửi đúng báo giá: số tiền, người nhận và phiên bản.

   Cần bạn đồng ý

6. Theo dõi Báo giá

   Soạn các tin theo dõi theo lịch của bạn. Dừng lại khi khách trả lời, từ chối hoặc đặt lịch, và chuyển cuộc trò chuyện cho bạn.

   Một mô hình nhanh hoặc tác nhân trong CRM của bạn ở chế độ duyệt; công cụ phải dừng chuỗi tin khi khách trả lời.

   AI

7. Bạn

   Duyệt các tin theo dõi, từng tin một hoặc cả bộ theo lịch, và tự trả lời khi khách hồi âm.

   Cần bạn đồng ý

8. Trợ lý Đặt lịch

   Khi khách đồng ý, đưa ra các giờ trống từ lịch rảnh/bận, thu thập thông tin cho buổi hẹn và soạn tin xác nhận.

   Một trợ lý dùng hằng ngày hoặc tác nhân trong công cụ đặt lịch của bạn ở chế độ gợi ý, chỉ có quyền xem rảnh/bận.

   AI

9. Bạn

   Xác nhận lịch hẹn: kiểm tra khung giờ vẫn còn trống, đưa lên lịch, và duyệt tin nhắn xác nhận.

   Bạn

Mô hình phù hợp

Chọn mô hình theo từng bước: một mô hình nhanh để phân loại, một trợ lý dùng hằng ngày hoặc các tác nhân AI tích hợp sẵn trong công cụ của bạn để soạn nháp, và một mô hình suy luận sâu để kiểm tra các báo giá lớn trước khi bạn xem. Mọi lần gửi, mức giá và lịch hẹn vẫn do bạn.

Cài đặt để thực thi quy tắc

• Bật chế độ duyệt trước khi gửi trong mọi công cụ mà quy trình này dùng đến: email, nhắn tin, phần mềm báo giá và lịch.
• Chỉ cấp quyền đọc cho một tệp bảng giá hiện hành, và chỉ cho xem lịch ở chế độ rảnh/bận.
• Chặn việc tạo đơn hàng, hóa đơn, link thanh toán và tự động đặt lịch đối với mọi tác nhân trong quy trình.
• Kiểm tra xem các tin theo dõi có dừng khi khách trả lời không, và việc dừng quy trình có hủy các tin đã lên lịch gửi không.
• Giữ một nhật ký chung cho cả quy trình, để bạn mở bản ghi ra xem trước khi đọc bản tóm tắt.
• Nếu công cụ của bạn không làm được một trong các điều trên, hãy để một người làm phần việc đó.

Một bài kiểm tra trước khi tin dùng

Chạy thử trọn vẹn một công việc với chính bạn đóng vai khách: xin báo giá, trả lời "đồng ý" ở tin theo dõi thứ hai, và chọn một giờ. Kết quả mong đợi: quy trình dừng lại ở từng điểm dừng, các tin theo dõi ngừng khi bạn trả lời, và không có gì trên lịch của bạn cho đến khi bạn xác nhận.