フォローアップデスク

ひと目でわかる要点

• SMSやLINEは、お客様の同意が前提です。連絡禁止リストを先に確認します。
• どんな返信でも、「いいえ」でも、予約でも、区切りの日でも止まります。
• 連絡した記録がなければ、「連絡済み」にしません。

向いているモデル

フォローアップは短く繰り返しの多い仕事なので、高速なモデルか、CRMに組み込まれたAIを確認モードで使えば十分です。「自動で送信」のような設定はオフのままにし、返信が届いたらツールがフォローアップを止めるかを確かめてください。

ルールを守らせる設定

• 送信前の承認をオンにし、「自動で送信」のような設定はオフのままにしてください。承認は1通ずつ、または予定全体をひとまとめにして行います。
• 返信が届いたら、ツールがフォローアップを止めることを確かめてください。自分のスマートフォンから返信して試せます。
• 連絡禁止リストと、SMSやLINEへの同意の記録は、エージェントが読める最新のファイル1つにまとめてください。
• 下書き済み、承認済み、送信済みのフォローアップの記録を、日付付きで、読める場所に残してください。
• SMSやメールの送信には法律上のルールがあります。これは法的助言ではありません。同意の取り方やツールが変わったら、設定を見直してください。
• 使っているツールでこのどれかができない場合は、その部分の仕事を人に任せてください。

信頼する前に、チェックを1つ

自分宛てのテスト見積もりを予定どおりに設定し、自分のスマートフォンから「ありがとう」とだけ返信してみてください。フォローアップが止まり、それ以上何も送られず、返答案付きのやり取りがあなたに届けば合格です。