見積もり後のフォローアップ

ひと目でわかる要点

• フォローアップは1通ずつ、または予定全体をひとまとめにして1回で承認します。
• 送信のたびに、その前にやり取りと連絡禁止リストをもう一度確認します。
• 返信があれば、その見積もりの担当者に回ります。

線をどこに引くか

手順

1. フォローアップデスク

   返事待ちの見積もりごとに、あなたの予定に沿って、お客様の言語でフォローアップを下書きします。

   AI

2. あなた

   1通ずつ、または予定全体をひとまとめにして1回で承認します。

   あなたのOK

3. フォローアップデスク

   送信の直前に毎回、やり取り、連絡禁止リスト、SMSやLINEへの同意を確認し、何か変わっていれば止まります。

   AI

4. あなた

   承認したフォローアップを自分で送るか、その版をそのまま予定日にツールに送らせます。

   あなたのOK

5. フォローアップデスク

   返信が届いたら、フォローアップを止め、返答案を付けて、やり取りをその見積もりの担当者に回します。

   AI

6. 担当者

   お客様に返事をします。値引きや新しい条件は、ここで決めます。

   あなた

7. フォローアップデスク

   下書き済み、承認済み、送信済みのフォローアップをすべて日付付きで記録し、区切りの日を過ぎたら見積もりを閉じます。

   AI

向いているモデル

短く繰り返しの多い下書きには、高速なモデルか、CRMのAIを確認モードで使うのが合います。モデルより大事なのは、返信が届いた瞬間にフォローアップを止めてくれるツールです。

ルールを守らせる設定

• 送信前の承認をオンにし、「自動で送信」のような設定はオフのままにしてください。
• 返信が届いたら、予約済みのフォローアップをツールが取り消すかを確かめてください。自分のスマートフォンから返信して試せます。
• 連絡禁止リストと、SMSやLINEへの同意の記録は、エージェントが読める最新のファイル1つにまとめてください。
• 流れを止めるときは、予約済みの送信も取り消し、本当に消えたかを確かめてください。
• 使っているツールでこのどれかができない場合は、その部分の仕事を人に任せてください。

信頼する前に、チェックを1つ

自分宛ての見積もりでテスト用の予定をまとめて承認し、3日目に「ほかの業者に決めました」と返信してみてください。そのあとのフォローアップが取り消され、それ以上何も送られず、新しい提案を含まない返答案付きで、やり取りがあなたに届けば合格です。