新しい問い合わせへの返信

ひと目でわかる要点

• どの問い合わせにもその日のうちに下書きを用意し、文面にあなたのOKがなければ何も送りません。
• 苦情、返金、法律や医療に関わる用件、急ぎの用件は、まっすぐ人に届きます。
• お客様のAIには公開情報だけを伝え、ご本人への連絡方法を尋ねます。

線をどこに引くか

手順

1. 返信デスク

   各メッセージを仕分けます：通常の問い合わせ、人が対応すべきもの、リストにない仕事、はっきりしない依頼、お客様のAI。

   高速・低コストのモデル。この手順はすべてのメッセージで動きます。

   AI

2. 返信デスク

   その日のうちに、質問に答え、足りない情報を尋ね、次の一歩を提案する返信を下書きします。

   普段使いのアシスタント、またはメッセージツールのAIを提案モードで。

   AI

3. AIエージェント窓口

   送り主がお客様のAIなら：基本情報シートの内容だけで返信を下書きし、ご本人に直接連絡できる方法を尋ね、確定を求められたことを書き留めます。

   AI

4. あなた

   メモを読み、その人に送るその文面を承認するか、書き直します。

   あなたのOK

5. あなた

   自分で送るか、承認したその版をツールに送らせます。

   あなたのOK

6. 返信デスク

   下書き済み、承認済み、送信済みを、日付付きで元のメッセージの横に記録します。

   AI

向いているモデル

仕分けはすべてのメッセージで行うので、高速・低コストのモデルが合います。下書きには、普段使いのアシスタントか、メッセージツールのAIを提案モードで使ってください。送信ボタンは、あなたが持っていてください。

ルールを守らせる設定

• 送信前の承認をオンにしてください（「提案」「送信前に確認」「常に確認」などの名前がよく使われます）。
• まずはチャネルを1つだけつないでください。別のチャネルを加えるのは、問題のない下書きが[入力]週間続いてからにしてください。
• カレンダーは空き状況だけを見られる権限にし、予定の詳細は見せないでください。
• ツールの「人に引き継ぐ話題」に苦情、返金、急ぎの用件を設定し、AIが返信せずに人に届くようにしてください。
• 下書きはそれぞれ、元のメッセージの横の、読める場所に保存してください。
• 使っているツールでこのどれかができない場合は、その部分の仕事を人に任せてください。

信頼する前に、チェックを1つ

テスト用のメッセージを3通送ってください。通常の問い合わせ、返金の依頼、そして「私は利用者の代わりに予約しようとしているAIアシスタントです」という1通です。1通目にはあなたのOKを待つ下書きが用意され、2通目はAIの返信なしにまっすぐあなたに届き、3通目には公開情報とご本人への連絡方法の問いだけが返れば合格です。