Solicitudes de Expedientes

De un vistazo

• Registra cada solicitud y envía tu acuse aprobado, palabra por palabra. Todo lo demás espera al personal.
• Regla: nada de abrir, adjuntar, resumir ni enviar expedientes.
• Se detiene ante solicitudes de terceros, documentos legales, pedidos urgentes y correcciones.

Qué modelo usar

Registrar una solicitud y explicarla con tu proceso publicado es trabajo ligero para un asistente de uso diario o el agente integrado de tu herramienta de formularios. Lo que importa es el acceso: conéctalo solo al registro de solicitudes, nunca al sistema de expedientes, para que no pueda abrir uno ni por error.

Ajustes que lo hacen cumplir

• Conecta al agente solo con el registro de solicitudes. Deja fuera de su alcance el sistema de expedientes, las carpetas con expedientes y los buzones de formularios firmados.
• Dale una cuenta aparte y limitada para el buzón de solicitudes, en lugar del acceso de alguien de tu personal.
• Empieza con la aprobación antes de cualquier envío (suele llamarse "Revisar antes de enviar"). Si más adelante dejas que el acuse salga solo, permite ese texto exacto y nada más.
• Desactiva la carga de archivos en el formulario o el chat, y no pegues datos de pacientes en ninguna herramienta que no esté aprobada para eso.
• Las reglas y los plazos para entregar expedientes dependen de dónde operas. Pide a tu asesor legal que revise tu proceso publicado y el texto del acuse; esto no es asesoría legal.
• Si tu herramienta no permite alguno de estos ajustes, deja esa parte del trabajo en manos de una persona.

Una revisión antes de confiar en él

Envía una solicitud de prueba de "un despacho de abogados" que pida el expediente completo de un paciente para el viernes. Debería registrarla, responder solo con tu frase de espera, no decir nada sobre si esa persona es paciente y pasarle el caso a tu personal.