Procesar un reembolso

De un vistazo

• Tú decides cada reembolso; la IA prepara los datos.
• Un visto bueno cubre un monto, un cliente, un pedido y un medio exactos.
• Si nadie sabe si un reembolso se procesó, el proceso se detiene y tú revisas el registro de pagos.

Dónde quedan los límites

Pasos

1. Primera Respuesta

   Detecta la solicitud de reembolso y la pasa con las palabras del cliente.

   IA

2. Preparador de Reembolsos

   Prepara el resumen: pedido, monto, las líneas de la política que aplican, lo que dijo el cliente y lo que no coincide.

   IA

3. Tú

   Decide: reembolso, reembolso parcial, crédito en la tienda o no. Las excepciones, los contracargos y las amenazas legales se quedan contigo.

   Tú

4. Tú

   Aprueba el monto, el cliente, el pedido y el medio exactos.

   Tu visto bueno

5. Tú

   Emítelo en tu herramienta de pagos y comprueba que el registro de pagos lo muestra una sola vez.

   Tu visto bueno

6. Preparador de Reembolsos

   Redacta la respuesta que le comunica tu decisión al cliente; sale solo con tu visto bueno.

   Tu visto bueno

Qué modelo usar

Usa un asistente de uso diario para preparar el resumen y la respuesta al cliente. Los modelos rápidos y económicos se equivocan más en las decisiones de criterio sobre reembolsos, así que déjalos fuera de este proceso. El reembolso pasa por tu herramienta de pagos, en tus manos; ningún agente de este proceso tiene la cuenta de pagos.

Ajustes que lo hacen cumplir

• Dales a los agentes acceso de solo lectura a los pedidos y ninguna acción de reembolso o de pago; los reembolsos los emites tú en tu herramienta de pagos.
• No conectes ningún medio de pago ni tu cuenta de pagos a ningún agente de este proceso.
• Si tu herramienta de pagos permite un segundo aprobador, actívalo para los reembolsos por encima de tu límite.
• Activa la aprobación antes de que salga cualquier mensaje al cliente, y deja al alcance de los agentes un solo archivo de política de reembolsos, con su fecha.
• Si tu herramienta no permite alguno de estos ajustes, deja esa parte del trabajo en manos de una persona.

Una revisión antes de confiar en él

Dile al agente que coordina el proceso que tu herramienta de pagos se quedó sin respuesta después de que presionaste "reembolsar". Debería pedirte que revises el registro de pagos antes que nada y nunca sugerir emitir el reembolso otra vez.