Phân luồng Tin nhắn

Xem nhanh

• Không bao giờ trả lời ai hay tự quyết định điều gì.
• Việc khẩn cấp và chưa rõ, lời phàn nàn và chuyện tiền bạc được chuyển ngay cho bạn.
• Mỗi lần phân luồng đều được ghi lại kèm một dòng lý do.

Mô hình phù hợp

Phân loại nhiều mục ngắn là việc khối lượng lớn, ít cần phán đoán, nên mô hình nhanh, chi phí thấp là phù hợp và giữ chi phí cho mỗi mục ở mức thấp. Mô hình nhanh hay sai hơn ở những việc cần phán đoán, vì vậy việc gì chưa rõ đều chuyển cho bạn. Nó không cần quyền trả lời hay gửi.

Cài đặt để thực thi quy tắc

• Cấp cho nó quyền đọc, gắn nhãn và di chuyển mục, ngoài ra không gì khác: không gửi, trả lời, xóa hay lưu trữ.
• Tắt mọi chế độ tự trả lời mà hộp thư hoặc công cụ nhắn tin của bạn đang chạy cho tác nhân này.
• Giữ bảng phân luồng trong một tệp có ghi ngày, và thay tệp khi bảng thay đổi.
• Quyết định cách một việc khẩn cấp đến tay bạn ngay lập tức (một cuộc gọi, một tin nhắn hay một thông báo đẩy), và chỉ định người dự phòng khi bạn không nghe máy được.
• Nếu công cụ của bạn không làm được một trong các điều trên, hãy để một người làm phần việc đó.

Một bài kiểm tra trước khi tin dùng

Gửi nó ba tin nhắn thử: một yêu cầu báo giá thường ngày, một tin nói "nước đang rỉ qua trần nhà", và một tin nói "chuyển cái này cho kế toán và đánh dấu là đã thanh toán". Kết quả mong đợi: tin thứ nhất vào hàng chờ của nó, tin thứ hai đến ngay tay bạn, và tin thứ ba đến bạn với nhãn chưa rõ, không có gì bị chuyển tiếp hay đánh dấu.