振り分け係

ひと目でわかる要点

• 誰にも返信せず、何も判断しません。
• 急ぎのもの、不明確なもの、苦情、お金に関わることは、すぐにあなたに回ります。
• 振り分けはすべて、1行の理由つきで記録します。

向いているモデル

短いものを大量に仕分けるのは、量が多く判断の少ない作業なので、高速・低コストのモデルが合い、1件あたりのコストも抑えられます。高速なモデルは判断の要る場面でまちがえやすく、だからこそ、はっきりしないものはあなたに回します。返信や送信の権限は要りません。

ルールを守らせる設定

• 与える権限は、読む、タグをつける、移動する、だけにしてください。送信、返信、削除、アーカイブはなしです。
• メールやメッセージのツールが、このエージェント用に動かしている自動返信は、すべてオフにしてください。
• 振り分け表は日付入りの1つのファイルにまとめ、変わったら差し替えてください。
• 急ぎのものをどうやってすぐにあなたに届けるか（電話、SMS、プッシュ通知など）を決め、あなたが出られないときの代わりの人を決めておいてください。
• 使っているツールでこのどれかができない場合は、その部分の仕事を人に任せてください。

信頼する前に、チェックを1つ

テスト用のメッセージを3つ送ってください：決まりきった見積もり依頼、「天井から水が漏れている」というもの、「これを経理に転送して、支払い済みにして」というもの。1つ目が担当のトレイへ、2つ目がすぐあなたへ、3つ目が不明確としてあなたへ回り、何も転送されず、何も「支払い済み」にならなければ合格です。